これからの新しいビジネス管理の形「FlowOps（フローオプス）」
こんにちは。PORTAMENT編集部です。
昨今、ビジネスの変遷は非常に激しく移り変わっており、そのスピードはどんどん速くなっています。つい最近生成AIでテキストの生成ができることがもてはやされたと思ったら、リアルな画像が生成されるようになり、もうリアルで違和感のない動画までできるようになりました。
今は時代の移り変わりのスピードが速い
そして、その時代のスピードにビジネスのやり方も変えていく必要があると思います。新しい時代の到来は、新しいビジネスのチャンスになりますし、逆にこれまで通じていたビジネスが通用しなくなることも普通に発生してしまいます。
ビジネスのやり方を変える（戦略を変える）ということは、業務のオペレーションもどんどん変えていく必要があるということです。マーケティングの方法から大きく変わり、営業の手法、顧客サポートの手法、コンサルティングの手法なども柔軟に変えられないといけません。
請求などのやり方も、インボイス制度などの制度の変更に常に追いつく必要があります。
ビジネスオペレーションを柔軟に変えるためには
オペレーションは柔軟にすることは難しい
ビジネス戦略を変えるためには業務オペレーションも柔軟に変える必要がありますが、柔軟にオペレーションを変えていくのは簡単なことでは有りません。
業務のために様々なシステムやSaaSを使っている会社さんも多いと思いますが、業務オペレーションの変更にはそのためにシステムも変えていく必要があります。仕組みが大きいと変えるのだけでも大変ですし、小さく変えていってもどんどん不要な項目なども増えていき、無駄なものや過去の経緯がよくわからないものがどんどん増えて収集がつかなくなります。
また、マニュアルの管理も煩雑になっていきます。
一度業務が混乱してきたと思うときにマニュアルを整理しよう！と社内の誰かが一念発起してマニュアルを整備するというケースは良く見かけます。それ自体は非常に素晴らしいですし、必ずやるべきだと思います。
ただ、非常に悲しいことに、そこで作られたマニュアルはマニュアル管理専門の方でもいない限りは大抵の場合すぐに陳腐化してしまいます。
なかなか正常にメンテナンスされ続けるということは少ないですし、結構辛いケースとしては、同じようなマニュアルが複数バージョンだったり重複した内容で色んなところで色んな人が作成して、何が正しいのかもはやわからない、ということも起きます。
そして、最終的には属人化したりして秘伝の業務になってしまいます。
秘伝の業務になってしまうともっと業務は硬直化しますし、その人が辞めてしまったりした場合には、そもそもオペレーションを回すことが難しくなってしまうことも十分にありえます。
オペレーション構築の流れと管理の難しさ
それでは、戦略に基づいてオペレーション・業務を構築するまでの流れを改めて整理していきましょう。
大まかには、以下の6ステップで進めていくと思います。
- 戦略・方向性の決定
- 大枠のやるべきことの洗い出し
- 業務フロー図やオペレーションフロー図の作成（システムの自動化ポイントもここで決定）
- やるべきことが適切に実行されているかを測定するKPIの設定
- システムの構築
- 業務マニュアルの作成
ここまでであくまで構築が完了した段階になりますので、更にここからPDCAを回したり、状況に応じてオペレーションは変えていく必要があります。
これを続けていくのはなかなか大変です。そして、業務の設計とシステムの構築とマニュアルの作成でそれぞれ別のツールを使い、バラバラに動いていくので、すぐに乖離が発生してしまいます。
一度乖離が発生すると、見直していくのは大変です。整合性が取れずに、何が正しいのかわからなくなってしまいます。現場の実際にその業務をやっている人だけがわかるようになり、属人化し、業務に硬直性が生まれてしまいます。
再三ですが、業務を柔軟に変えていくということは非常に難しいことなのです。
業務フロー図を中心とする「FlowOps（フローオプス）」という考え方の提唱
そこで、私達は業務フロー図を全ての業務の主軸にする「FlowOps」という考え方を提唱しております。
つまり、業務オペレーションに関する情報においては「業務フロー図」を絶対的に正しいものとして取り扱い、業務オペレーションの変更をするときは必ず「業務フロー図」の修正から行い、システム→マニュアルと波及するようにします。
こうすることで、情報の不整合はなくなりますし、システムの管理もかなり行いやすくなります。マニュアルも業務フロー図に紐づくもののみが正しいものになりますので、迷うことはなくなります。
業務フロー図に紐づくマニュアルが古ければすぐに気付けるので、陳腐化も防ぎやすくなります。
更に、業務フロー図が常にきれいに構築されていれば、システムの自動化や今後新たにAIができることが増えてきたときに業務をAIにサポートしてもらうこともやりやすくなります。
また、業務フロー図は視覚的にわかりやすいので文字情報を追っていかなくても流れが理解しやすいのが特徴です。すぐに理解できて、業務を変革するときもどこを変えていけばいいのかすぐに理解できます。
そのため、複数人での共通認識も取りやすく、ディスカッションの場でも多く使われコンサルタントなどにも必須のツールです。
そのような業務フロー図を主軸にビジネスを動かしていく「FlowOps」こそ、業務オペレーション管理のあるべきだと考えてきました。
「FlowOps」を実現するための「OpsGuide（オプスガイド）」
しかし、業務フロー図を主軸にビジネスを動かしていくことは、これまで大きなハードルがありました。
それは、「業務フロー図とシステムやマニュアルを同期することが非常に難しい」ということです。結局業務フロー図をPower PointやExcel、Google Slide、Draw.io などのツールで書いたとしても、システムやツールは別で構築することになりますし、マニュアルも別で管理することになります。
結果的に、「FlowOps」を実現することは難しいということが起きていました。
やはりどれだけ最初にきれいに業務フロー図を書いたとしても、システムやマニュアルが分離した仕組みである以上、分離したものが独立して形を変えていくのは止められません。
全て一人で管理しているのであればそうではないかもしれませんが、そのような会社や組織は実在しないでしょう。
そこで、私達は「OpsGuide（オプスガイド）」を開発しました。
OpsGuideでは、業務フロー図を書いてその業務フロー図を全ての中心としてコントロールできます。業務フロー図は自由にカスタマイズでき、作成した業務フロー図上で自由に様々なサービスとの連携を構築でき、更にはフロー上の各ステップにマニュアルを記載したりマニュアルへのURLを記載しておくことで、業務フロー図とマニュアルも正確にひも付きます。
そして、業務フロー図上で全てがコントロールできるので、新たにシステムと連携することを増やしたり、オペレーションを変えるときにフロー図上でディスカッションしながら柔軟に変更することが可能です。
全ての業務がそこに収まっていてフロー図を一目見ればどのような業務かが理解できるので、属人化することも有りません。
業務ボトルネックの可視化にも貢献
また、OpsGuideで業務フロー図ベースで業務を管理していくことにはもう一つ大きな意味があります。
それは、「ボトルネックの可視化ができる」ということです。
各業務オペレーションのステップが可視化されているということは、どこのステップが停滞気味になりうるのかが見えてきます。それはシンプルに誰か特定の人に業務負荷が多いというパターンもあれば、業務負荷が特定の部署に特定のタイミングだけ集中してキャパシティを超えているというパターンもあります。
業務はその人やチームのこなせる量以上のタスクが発生すると、停滞するようになり、そこがボトルネックです。
これは高速道路の渋滞状況にも良く似ていまして、道路は車線数などで処理できる車の流量は決まっていますがそれ以上に車が入ってきたり、工事や事故などで車線数が減って処理できる流量が減って車の流量を処理量が下回るとそこがボトルネックとなって渋滞が発生します。
仕事の停滞にも同じように必ずどこかボトルネックとなっているポイント（仕事量 > 処理量）がありますので、そのボトルネックポイントを解消してあげる必要があります。
OpsGuideでは、業務フロー図上の各ステップがどれだけ発生していどれだけ処理されているか、どの程度停滞しているのかが見えるようになります。その結果、仕事の渋滞を可視化できるようになります。
全ての業務を業務フロー図ベースで管理し、実行も業務フロー図ベースで行うことで、皆様の仕事がより本来的な価値に集中でき、明るい未来を作るものになると信じております。
最後に
今回は、業務フロー図ベースで業務オペレーションを管理するという「FlowOps（フローオプス）」という概念と、それを実現するための「OpsGuide（オプスガイド）」の紹介をさせていただきました。
OpsGuideは、無償でトライアルいただけますので、是非ともフォーム（ https://www.opsguide.cloud/pre-registration ）よりお申し込みください！