生成AIをなぜ業務にうまく組み込めないのか？業務フロー図を使った最大限に生成AIを活用する業務フローの構築方法
こんにちは。PORTAMENT編集部です。
皆さんは、生成AIをうまく使いこなせていますでしょうか？業務にうまく取り入れられていますでしょうか？
生成AIは、テキスト、画像、音声など様々なコンテンツを作成することができ、ビジネスの世界で大きな変革をもたらす潜在能力を持っています。しかし、多くの組織・会社でAIを業務にうまく組み込めていない現状があります。
個人で生成AIを活用をうまくされている方は多いと思いますが、チームで活用できている組織や会社はごく少数だと思います。何故なのでしょうか？
この問題を解決するために、業務フロー図を使った方法を探っていきます。
生成AIを業務に組み込むことへの障害
何故業務に生成AIを組み込むことがムズカシイのでしょうか？原因を探ってみます。
技術的な課題
生成AIをシームレスに業務に組み込むには、APIなどでデータを連携することが必須になってきます。データの連携をシームレスに組み込むことができないと、生成AIを業務で使おうと思ってもそれが手間になってしまったりします。
また、生成AIを組織に合わせて学習をさせたり、事前に知識を取り入れる（RAGと呼ばれます）ことをする場合においても、IT開発の知識が一定必要となりますので、そういったハードルを前に、生成AIを業務活用することを諦めてしまうことがあります。
組織的な課題
次に、組織内のメンバーのスキルセットもときにはハードルになります。生成AIをどのように活用すればいいのか、イメージわかない人も多いのではないのでしょうか？
組織のメンバーが全員とは言わなくても、ある程度一定のメンバーが生成AIについてどのように活用することができるのかをしっかりと理解して、更にそれを周りのメンバーにしっかり伝えていくことができることが必要です。そのような人がいないと、例え組織のトップが「生成AIを活用しよう」と言ってもなかなか活用できるようにならないことでしょう。
業務プロセスの課題
既存の業務プロセスにどのように生成AIを組み込んで、どのように生成AIを活用していくことができるかを検討しなければなりません。しかし、時には業務プロセスを根本から見直し、AIの力を最大限に活用するための新しい業務フローを設計する必要があります。
ですので、そもそもの業務フローの構築のスキルがないと、生成AIを活用しきれないかもしれません。
業務フロー図の活用
ではこれらのハードルを乗り越えるにはどうすればいいでしょうか？やはり業務フロー図を書いていくことをオススメしています。
業務フロー図は、組織の業務プロセスを視覚的に表現する強力なツールです。これを使用して、AIの導入に最適なポイントを特定し、AIを統合した新しい作業フローを設計することができます。
具体的なステップは以下のとおりです。
- 現状分析: 既存の業務プロセスを詳細にマッピングし、非効率な部分やボトルネックが生じているエリアを特定します。
- 目標設定: AI導入によって達成したい具体的な目標を設定し、どの業務プロセスが改善されるべきかを明確にします。
- 統合ポイントの特定: フロー図上でAI技術を組み込むことで最大の効果を得られるプロセスステップを識別します。
- ソリューションの設計: 特定した統合ポイントに対して、最適なAIツールや技術を選定し、具体的な統合プランを作成します。
- 実装計画: ステップバイステップの実装計画を立て、各段階で必要なリソースや時間、費用を明確にします。
特に、チームで生成AIを活用するにあたっては「2. 目標設定」が重要です。
具体例
実際に生成AIを業務フローに組み込むことで、成功した顧客を紹介いたします。
カスタマーサービスの自動化
コールセンターの業務フロー図を分析し、顧客の問い合わせに対応する過程で生成AIを活用するポイントを見つけます。例えば、初期の問い合わせ対応で生成AIを使ったチャットボットを導入し、よくある質問に自動で回答させることが可能です。
まとめ
今回は、生成AIを業務フローにどのように組み込むべきかをご案内させていただきました。
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